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Ein Weddingplaner nimmt euch nicht die Entscheidungen ab, sondern die Recherche, die Koordination und die Telefonate. Ob das seinen Preis wert ist, lässt sich ausrechnen. Was ihr sonst selbst übernehmt, zeigt der Ablauf unter Hochzeit planen.
Welche Modelle gibt es?
| Modell | Kosten | Sinnvoll wenn |
|---|---|---|
| Beratung stundenweise | 80–150 €/Std | Ihr plant selbst, wollt nur Feedback |
| Teilplanung | 1.200–2.500 € | Ihr braucht Hilfe bei Location und Dienstleistern |
| Komplettplanung | 8–15 % des Budgets | Wenig Zeit, hohes Budget, viele Beteiligte |
| Tagesbegleitung | 600–1.500 € | Alles steht, aber jemand muss den Tag steuern |
Die Tagesbegleitung ist das am meisten unterschätzte Modell. Sie kostet einen Bruchteil der Komplettplanung und löst das eigentliche Problem: dass am Hochzeitstag jemand den Ablauf im Blick hat, der nicht das Brautpaar ist.
Wann lohnt sich ein Weddingplaner wirklich?
Ja, wenn:
- Ihr im Ausland heiratet und die Sprache oder die Anbieter nicht kennt
- Beide Vollzeit arbeiten und mehr als 100 Gäste erwartet werden
- Es familiäre Spannungen gibt, bei denen eine neutrale Person hilft
- Euer Budget über etwa 25.000 Euro liegt – dann verhandelt ein Planer oft mehr heraus, als er kostet
Eher nicht, wenn:
- Ihr unter 50 Gäste feiert
- Euer Budget unter 10.000 Euro liegt – der Planeranteil geht dann von der Substanz ab
- Ihr die Planung als gemeinsames Projekt genießt
Die ehrliche Gegenrechnung
Eine mittlere Hochzeitsplanung kostet etwa 80 bis 120 Arbeitsstunden. Rechnet aus, was diese Stunden bei euch privat kosten – an Abenden, Wochenenden und Urlaubstagen.
Wer 40 Stunden die Woche arbeitet und die Planung in acht Monaten unterbringen muss, verplant im Schnitt drei Stunden pro Woche. Das ist machbar. Wer beruflich stark eingespannt ist, unterschätzt es regelmäßig.
Woran erkennt man einen guten Planer?
- Er fragt zuerst nach dem Budget, nicht nach dem Wunschstil. Wer bei der Zahl ausweicht, plant an euren Möglichkeiten vorbei.
- Er nennt Referenzen, die ihr anrufen dürft.
- Er legt offen, ob er Provisionen von Dienstleistern erhält. Das ist branchenüblich und kein Ausschlusskriterium – aber es muss auf dem Tisch liegen, sonst empfiehlt er nicht den besten, sondern den lukrativsten Anbieter.
- Er sagt euch, wovon er abrät. Ein Planer, der zu allem Ja sagt, ist ein Einkäufer, kein Berater.
Was ein Planer nicht leistet
Er trifft keine Geschmacksentscheidungen für euch, er versöhnt keine zerstrittene Familie, und er verhindert keinen Regen. Wer eine Rundum-Sorglos-Erwartung hat, wird enttäuscht – die inhaltlichen Entscheidungen bleiben bei euch.
Wie läuft die Zusammenarbeit ab?
Bei einer Komplettplanung über zwölf Monate sieht der übliche Rhythmus so aus:
- Erstgespräch (meist kostenlos): Budget, Vorstellungen, Chemie prüfen
- Konzeptphase: Der Planer legt zwei bis drei Richtungen mit Kostenrahmen vor, ihr entscheidet
- Dienstleisterphase: Er holt je zwei bis drei Angebote pro Gewerk ein – Location, Catering, Fotograf, Musik –, ihr wählt aus
- Laufende Koordination: monatliche Updates, Budgetkontrolle, Vertragsprüfung
- Feinschliff ab acht Wochen vorher: Ablaufplan, Sitzordnung, Generalprobe der Kommunikation
- Der Tag selbst: Der Planer steuert Dienstleister und Zeitplan, ihr feiert
Der Vertrag sollte Leistungsumfang, Stundenkontingent, Erreichbarkeit und das Provisionsthema schriftlich regeln – und eine Ausstiegsklausel enthalten, falls die Chemie nach zwei Monaten doch nicht stimmt.
Fragen fürs Erstgespräch
Nehmt diese fünf Fragen mit; die Antworten trennen Profis von Vermittlern:
- Wie viele Hochzeiten betreut ihr parallel? (Mehr als acht bis zehn pro Saison und Person ist ein Warnsignal)
- Was passiert, wenn ihr am Hochzeitstag krank seid? Gibt es eine Vertretung?
- Arbeitet ihr mit festen Dienstleistern oder schreibt ihr pro Hochzeit neu aus?
- Erhaltet ihr Provisionen, und werden sie uns gutgeschrieben oder behalten?
- Können wir zwei Referenzpaare der letzten zwölf Monate anrufen?
Ein Planer, der auf eine dieser Fragen ausweicht, hat die Antwort schon gegeben.
Die günstige Alternative
Wenn das Budget keinen Planer hergibt, benennt eine Ablaufverantwortliche aus dem Freundeskreis. Nicht die Trauzeugin, die ohnehin eingebunden ist, sondern jemanden mit organisatorischem Talent, der an dem Tag eine klare Aufgabe hat.
Gebt dieser Person einen schriftlichen Ablaufplan mit Uhrzeiten, Telefonnummern aller Dienstleister und der Befugnis, Entscheidungen zu treffen, ohne euch zu fragen. Das löst achtzig Prozent dessen, wofür man sonst zahlt.
Häufige Fragen zum Weddingplaner
Was kostet ein Weddingplaner in Deutschland?
Komplettplanung: 8 bis 15 Prozent des Hochzeitsbudgets, bei 20.000 Euro Budget also 1.600 bis 3.000 Euro. Teilplanung 1.200 bis 2.500 Euro, reine Tagesbegleitung 600 bis 1.500 Euro, stundenweise Beratung 80 bis 150 Euro.
Lohnt sich ein Hochzeitsplaner bei kleinem Budget?
Unter etwa 10.000 Euro Budget selten – der Planeranteil fehlt dann bei Essen und Musik. Sinnvoller ist dort eine einzelne Beratungsstunde für den Plan und eine Ablaufverantwortliche aus dem Freundeskreis für den Tag.
Was ist der Unterschied zwischen Weddingplaner und Tagesbegleitung?
Der Planer organisiert die Monate vorher; die Tagesbegleitung übernimmt nur den Hochzeitstag selbst – Dienstleister einweisen, Zeitplan halten, Probleme lösen. Wer gern selbst plant, aber am Tag feiern will, braucht nur Letzteres.
Verdienen Weddingplaner an Provisionen?
Viele erhalten 10 bis 20 Prozent Vermittlungsprovision von Dienstleistern – das ist branchenüblich und legitim, muss aber offengelegt werden. Die faire Variante: Die Provision wird euch gutgeschrieben oder der Planer arbeitet provisionsfrei zum höheren Honorar.