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Rechnet mit 60 bis 130 Euro pro Gast für Essen und Getränke zusammen. Bei 80 Gästen sind das 4.800 bis 10.400 Euro – in der Regel zwischen 40 und 50 Prozent des Gesamtbudgets – der mit Abstand größte Posten in der Budgetverteilung.
Buffet oder Menü – was ist besser?
Beides funktioniert. Sie unterscheiden sich weniger im Preis als im Charakter des Abends.
| Buffet | Serviertes Menü | |
|---|---|---|
| Kosten pro Gast | 35–70 € | 45–90 € |
| Personalbedarf | geringer | höher |
| Auswahl für Gäste | groß | festgelegt |
| Sonderwünsche | einfach abzudecken | vorher abzufragen |
| Zeitbedarf | 45–60 Min | 90–120 Min |
| Stimmung | Bewegung, Gespräche | ruhiger, formeller |
Ein Menü mit drei Gängen dauert bei 80 Gästen leicht zwei Stunden. Wer die Feier lieber offen und in Bewegung mag, fährt mit dem Buffet besser. Wer einen klaren Ablauf mit Reden zwischen den Gängen will, nimmt das Menü.
Der Kompromiss, der oft am besten funktioniert: servierte Vorspeise, Buffet für den Hauptgang. Alle sitzen zu Beginn, der Rest bleibt locker.
Wie viel Essen braucht man wirklich?
Die häufigste Fehlkalkulation ist zu viel. Anhaltswerte pro Person:
- Fingerfood beim Sektempfang: 4 bis 6 Stück
- Hauptgang: 200 bis 250 g Fleisch oder Fisch, 150 g Beilagen
- Dessert: 100 bis 150 g, oder ein Stück Torte
- Mitternachtssnack: nur für etwa 60 Prozent der Gäste einplanen
Beim Mitternachtssnack gilt: Deftig schlägt fein. Currywurst, Suppe oder belegte Brötchen verschwinden, Canapés bleiben liegen.
Getränke – Pauschale oder nach Verbrauch?
Eine Getränkepauschale kostet meist 30 bis 50 Euro pro Person für fünf bis sechs Stunden. Sie lohnt sich, wenn eure Gäste trinkfreudig sind, und ist teuer, wenn viele fahren oder Kinder dabei sind.
Abrechnung nach Verbrauch ist fast immer günstiger, wenn ihr eine gemischte Gästestruktur habt. Verlangt in dem Fall eine schriftliche Obergrenze, ab der ihr informiert werdet.
Der Trick mit dem Korkgeld
Wenn die Location Getränke selbst mitbringen erlaubt, rechnet nach: Bei 8 bis 15 Euro Korkgeld pro Flasche lohnt sich das nur bei Wein ab etwa 20 Euro Einkaufspreis.
Bei Bier und Softdrinks ist die Pauschale des Hauses fast immer günstiger.
Allergien und besondere Ernährung
Fragt bei der Zusage ab, nicht später. Zwei Zeilen auf der Rückmeldekarte reichen: vegetarisch, vegan, Allergien, Unverträglichkeiten.
Plant grundsätzlich mindestens eine vollwertige vegetarische Hauptspeise ein – nicht die Beilagen ohne Fleisch. Und informiert den Caterer über die genaue Zahl, nicht über einen Schätzwert.
Kinder
Kinder essen weniger und anders. Die meisten Caterer bieten Kinderportionen zu 40 bis 60 Prozent des Preises. Fragt aktiv danach – angeboten wird es selten von allein.
Wie findet und prüft man einen Caterer?
Wenn die Location keinen Caterer vorschreibt, gilt dieselbe Quelle wie überall: Fragt Locations und Fotografen, wer zuverlässig liefert – sie sehen jede Woche, welches Buffet um 21 Uhr zusammenbricht.
Das entscheidende Instrument ist das Probeessen. Seriöse Caterer bieten es ab einer gewissen Auftragsgröße kostenlos oder gegen Verrechnung an. Dabei zählt nicht nur der Geschmack:
- Kommt das Angebot schriftlich, mit Preisen pro Position statt einer Pauschale ohne Aufschlüsselung?
- Sind Personal, Anfahrt, Geschirr, Auf- und Abbau im Preis – oder Extraposten? (Die drei zusammen machen oft 20 Prozent aus)
- Wie viele Servicekräfte pro Gast? Faustzahl: eine pro 20 bis 25 Gäste beim Buffet, eine pro 10 bis 15 beim Menü
- Was passiert mit übrig gebliebenem Essen? Gute Caterer packen es ein, statt es zu entsorgen
Streetfood, Foodtruck und Live-Cooking
Die Alternativen zum klassischen Catering, mit ehrlicher Einordnung:
Foodtruck: ab 15 bis 25 Euro pro Gast plus Anfahrtspauschale – als einziges Essen nur für lockere Feiern unter 60 Gästen geeignet, als Mitternachtssnack (Burger, Pizza) dagegen fast immer ein Erfolg.
Live-Cooking-Stationen (Pasta, Grill, Wok): 10 bis 20 Euro Aufpreis pro Gast gegenüber dem Buffet. Wirkt hochwertig und entzerrt die Schlange – lohnt ab etwa 80 Gästen.
BBQ / Grillbuffet: preislich wie ein normales Buffet, aber wetterabhängig und raucherzeugend. Nur mit überdachter Grillstation und Einverständnis der Location.
Der Zeitplan des Essens
Der Abend steht und fällt mit vier Uhrzeiten, die Caterer und Location schriftlich kennen müssen:
| Uhrzeit (typisch) | Programmpunkt |
|---|---|
| 15:30–17:00 | Sektempfang mit Fingerfood |
| 18:00–20:00 | Dinner (Menü: bis 20:30) |
| 21:00 | Anschnitt der Hochzeitstorte – oder als Dessert direkt nach dem Essen |
| 23:30–0:00 | Mitternachtssnack |
Der häufigste Fehler: Torte und Dessert und Mitternachtssnack. Zwei von dreien reichen; die Torte um Mitternacht anzuschneiden ist die klassische Lösung, sie als Dessert zu servieren die sparsamere.
Die Hochzeitstorte
Rechnet mit 4 bis 8 Euro pro Portion beim Konditor. Für 80 Gäste genügen etwa 60 Portionen, wenn es zusätzlich ein Dessert gibt – nicht jeder isst beides.
Klärt vorher, ob die Location Anschnitt und Portionieren übernimmt, und ob dafür ein Tellergeld anfällt. Alles Weitere – Portionsrechnung nach Etagen, Stile und was der Konditor im Angebot vergisst – steht auf der Seite zur Hochzeitstorte.
Was ihr rund ums Essen selbst besorgt
Nicht alles kommt vom Caterer. Menükarten, Tischnummern, Sitzplan, Kerzen und Servietten stehen auf eurer eigenen Liste – mit Bestellfristen von drei bis acht Wochen. Was davon wirklich nötig ist und was man sich sparen kann, steht in der Einkaufsliste für die Hochzeit.
Häufige Fragen zu Hochzeitsmenü und Catering
Was kostet Catering für eine Hochzeit pro Person?
60 bis 130 Euro pro Gast für Essen und Getränke zusammen: Buffet 35 bis 70 Euro, serviertes Menü 45 bis 90 Euro, Getränke 30 bis 50 Euro als Pauschale. Personal, Geschirr und Anfahrt können extra kommen – immer die Endsumme vergleichen.
Ist ein Buffet günstiger als ein Menü?
Meist um 10 bis 20 Euro pro Gast, weil weniger Servicepersonal nötig ist. Der Abstand schrumpft bei hochwertigen Buffets mit Live-Stationen. Wer sparen muss, spart wirksamer bei den Gängen und beim Mitternachtssnack als beim Format.
Wie viele Gänge sind bei einem Hochzeitsmenü üblich?
Drei Gänge sind der Standard: Vorspeise, Hauptgang, Dessert. Vier und mehr verlängern den Abend spürbar – pro zusätzlichem Gang etwa 30 bis 45 Minuten und 8 bis 15 Euro pro Gast.
Gibt es beim Catering ein kostenloses Probeessen?
Bei größeren Aufträgen ab etwa 3.000 Euro üblich – oft für zwei Personen kostenlos oder gegen Verrechnung bei Buchung. Fragt aktiv danach; ein Caterer, der kein Probeessen anbietet, ist ein Risiko, das ihr nicht eingehen müsst.