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Vier Dinge müssen früh gebucht werden, weil sie der Engpass sind: Standesamt, Location, Fotograf und Musik. Alles andere lässt sich auch drei Monate vorher noch organisieren.
Was kostet eine Hochzeit?
Für eine übliche Feier in Deutschland rechnet ihr mit 180 bis 280 Euro pro Gast – alles zusammengenommen, von der Trauung bis zum Mitternachtssnack.
| Gäste | Sparsam | Üblich | Gehoben |
|---|---|---|---|
| 30 | 5.000–7.000 € | 8.000–11.000 € | ab 15.000 € |
| 50 | 7.000–10.000 € | 11.000–16.000 € | ab 22.000 € |
| 80 | 10.000–14.000 € | 15.000–22.000 € | ab 30.000 € |
| 120 | 14.000–20.000 € | 22.000–32.000 € | ab 45.000 € |
Die Zahl der Gäste ist damit der wirksamste Hebel im gesamten Budget – wirksamer als jede Verhandlung mit einem Dienstleister. Zwanzig Gäste weniger sparen mehr als der schärfste Rabatt beim Catering.
Wie verteilt sich das Budget?
Bei einer typischen deutschen Hochzeit mit 60 bis 80 Gästen und 15.000 Euro Gesamtbudget:
| Posten | Anteil | Betrag |
|---|---|---|
| Location und Catering | 45–50 % | 6.800–7.500 € |
| Fotograf und Video | 12–18 % | 1.800–2.700 € |
| Brautmode und Anzug | 10–15 % | 1.500–2.200 € |
| Musik | 8–12 % | 1.200–1.800 € |
| Deko und Blumen | 8–12 % | 1.200–1.800 € |
| Papeterie | 3–5 % | 450–750 € |
| Ringe | 5–10 % | 800–1.500 € |
| Puffer | 5 % | 750 € |
Der Puffer ist keine Empfehlung, sondern eine Notwendigkeit. Es kommt immer etwas dazu.
Nicht in der Tabelle, weil klein, aber gern vergessen: Hochzeitstorte (240–480 €), Hochzeitsauto (300–700 €), Fotobox (250–500 €), Gastgeschenke und die Standesamtsgebühren (40–90 €). Zusammen sind das schnell 1.500 Euro, die in keinem Erstentwurf stehen.
Wo die 12–18 Prozent für Bild nicht reichen
Die Tabelle verteilt Prozente, nicht Marktpreise. Bei 15.000 Euro Budget stehen für Fotograf und Video zusammen 1.800 bis 2.700 Euro – ein Ganztagsfotograf allein kostet aber schon 2.000 bis 3.500 Euro, ein Video noch einmal 1.200 bis 2.500.
Heißt konkret: Mit diesem Budget bekommt ihr einen guten Fotografen ganztags – oder Fotograf plus kurzes Videopaket, nicht beides in voller Länge. Wer beides will, plant 3.500 bis 5.000 Euro ein und nimmt sie woanders weg, meist bei Deko und Papeterie.
Wer zahlt was?
Die Tradition – Brauteltern zahlen die Feier, die Familie des Bräutigams den Polterabend – ist in Deutschland weitgehend Geschichte. Heute trägt in den meisten Fällen das Paar den Hauptteil, Eltern beteiligen sich mit einem Zuschuss.
Der praktische Rat: Klärt die Beträge vor der Location-Buchung und schriftlich genug, dass niemand sich später falsch erinnert. Ein Zuschuss, der erst nach der Unterschrift zur Sprache kommt, ist der häufigste Anlass für Spannungen in der Planung. Wer Geld gibt, bekommt damit übrigens kein Mitspracherecht über die Gästeliste – auch das ist ein Satz, den man einmal aussprechen sollte.
Der Zeitplan
12 Monate vorher: Budget und Gästezahl festlegen, Standesamtstermin sichern, Location besichtigen und buchen
9–12 Monate: Fotograf, Videograf und Musik buchen, Brautkleid suchen, Save-the-Date bei auswärtigen Gästen
6–9 Monate: Catering festlegen, Trauredner oder Traugespräch, Trauringe aussuchen, Hochzeitsreise planen, Hochzeitstorte beim Konditor anfragen
3–6 Monate: Einladungen verschicken, Deko festlegen, Anzug kaufen, Tanzkurs beginnen, Hochzeitsauto und Fotobox buchen
1–3 Monate: Rückmeldungen sammeln, Sitzplan, Ablaufplan, letzte Anprobe, Dienstleister bestätigen
Letzte 2 Wochen: Zahlen an den Caterer, Ablaufplan an alle Beteiligten, Trauzeugen briefen, packen
Die Reihenfolge, die Geld spart
- Gästezahl vor Location. Eine Location für 120 Personen zu buchen und dann 70 Zusagen zu haben, kostet den Mindestumsatz.
- Location vor Deko. Ein Raum mit Charakter braucht wenig, ein nüchterner Saal viel.
- Termin vor Kleid. Jahreszeit und Ort bestimmen Stoff und Schnitt.
- Standesamt vor allem anderen. Der Termin ist das einzige, was ihr nicht verschieben könnt.
Die Gästeliste – die schwerste Entscheidung
Sie steht am Anfang, weil alles andere von ihr abhängt, und sie ist trotzdem der Punkt, den die meisten Paare aufschieben.
Was hilft: Schreibt drei Listen statt einer – A (ohne die geht es nicht), B (gern, wenn es passt), C (Höflichkeit). Bucht die Location für A + B. Wenn Absagen kommen, rückt C nach; wenn nicht, habt ihr nichts versprochen.
Zwei Fragen, die sich sonst am Ende rächen:
- Kinder ja oder nein? Eine klare Regel für alle ist einfacher zu verteidigen als Einzelfallentscheidungen. Wenn ja, plant Betreuung ein
- Partner von Singles? Auch hier gilt eine Regel für alle, und sie gehört in die Einladung, nicht ans Telefon
Selbst planen oder Weddingplaner?
Ein Weddingplaner kostet 10 bis 15 Prozent des Budgets oder einen Tagessatz für die reine Tagesbegleitung. Letzteres – jemand, der am Hochzeitstag den Ablauf steuert, damit ihr es nicht tut – ist die Variante, die sich für die meisten Paare rechnet.
Selbst planen funktioniert gut, wenn ihr zu zweit realistisch zwei bis vier Stunden pro Woche über etwa ein Jahr aufbringt. Wer das nicht kann oder will, spart mit einem Planer am Ende oft mehr, als er kostet – über Konditionen, die er kennt, und Fehler, die er verhindert.
Die fünf häufigsten Planungsfehler
- Location vor der Gästezahl buchen. Der Mindestumsatz macht die Ersparnis zunichte
- Kein Puffer. Fünf Prozent, und sie werden gebraucht
- Zu enges Zeitfenster am Tag. Rechnet jede Etappe großzügig – Fotos, Wege, Umbau. Nichts läuft pünktlicher als geplant, vieles später
- Zu viel Programm. Spiele, Reden, Torte, Mitternachtssnack und Feuerwerk passen nicht in einen Abend. Zwei bis drei Programmpunkte reichen
- Den Sitzplan zu spät machen. Er braucht die endgültigen Zusagen und zwei ruhige Abende – nicht die letzte Woche
Häufige Fragen zur Hochzeitsplanung
Was kostet eine Hochzeit in Deutschland?
180 bis 280 Euro pro Gast für eine übliche Feier – bei 80 Gästen also 15.000 bis 22.000 Euro. Sparsam geplant sind 10.000 bis 14.000 Euro machbar, nach oben ist es offen. Location und Catering machen allein 45 bis 50 Prozent aus.
Wann fängt man an, eine Hochzeit zu planen?
12 bis 18 Monate vorher, wenn ihr einen Samstag zwischen Mai und September wollt. Der Engpass ist selten das Budget, sondern der Standesamtstermin und die Location – beide werden bis zu einem Jahr im Voraus vergeben.
In welcher Reihenfolge plant man eine Hochzeit?
Gästezahl → Budget → Standesamtstermin → Location → Fotograf und Musik → alles andere. Die Reihenfolge ist wichtiger als der Zeitpunkt: Wer die Location vor der Gästezahl bucht, zahlt fast immer drauf.
Was muss man zuerst buchen?
Standesamt, Location, Fotograf und Musik – in dieser Reihenfolge. Das sind die vier Posten, bei denen ein bestimmter Termin nur einmal existiert. Deko, Papeterie, Torte und Auto lassen sich auch drei bis sechs Monate vorher noch organisieren.
Wer zahlt die Hochzeit?
Heute meist das Paar selbst, oft mit einem Zuschuss der Eltern. Die alte Regel, nach der die Brauteltern die Feier tragen, gilt nur noch selten. Klärt die Beträge vor der Location-Buchung – ein nachträglich zugesagter Zuschuss ist der häufigste Konfliktpunkt in der Planung.
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